Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej www.smashroyal.com
• zapisami na turniej i wydarzenia organizowane w ramach Festiwalu SMA$H Royal
• korzystaniem z formularzy zapisów
• korzystaniem z aplikacji związanej z organizacją turnieju, publikacją list startowych, harmonogramów i wyników
• kontaktem z organizatorem
• udziałem w wydarzeniu stacjonarnym

Dbamy o prywatność uczestników, użytkowników strony, osób kontaktujących się z nami oraz odbiorców naszych treści. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Special Space Karol Höft
adres: ul. Kwiatowa 5, 86-005 Kruszyn Krajeński
NIP: 5542906521

Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych:
office@smashroyal.com

3. Zakres i źródła danych

Możemy przetwarzać dane osobowe przekazane nam bezpośrednio przez użytkownika lub uczestnika, w szczególności podczas:

• zapisu na turniej lub inne aktywności festiwalowe
• wypełnienia formularza na stronie
• kontaktu mailowego lub przez media społecznościowe
• zapisu do newslettera
• korzystania ze strony internetowej i aplikacji turniejowej
• udziału w wydarzeniu, w tym obecności na zdjęciach i nagraniach wideo

Zakres danych może obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko
• adres e-mail
• numer telefonu
• nazwę drużyny
• dane zawarte w treści wiadomości
• dane niezbędne do obsługi płatności i rozliczeń
• dane dotyczące uczestnictwa w turnieju, takie jak listy startowe, harmonogramy, wyniki, klasyfikacje lub przypisanie do drużyny
• wizerunek utrwalony podczas wydarzenia
• dane techniczne dotyczące korzystania ze strony i aplikacji, w tym adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, aktywności na stronie oraz identyfikatory cookies - zgodnie z ustawieniami zgód i wykorzystywanymi narzędziami

W przypadku osób niepełnoletnich możemy przetwarzać również dane przekazane przez rodzica lub opiekuna prawnego, o ile są niezbędne do udziału w wydarzeniu.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• przyjęcie zgłoszenia i organizacja udziału w turnieju lub wydarzeniu
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• kontakt organizacyjny z uczestnikiem lub osobą zgłaszającą drużynę
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO
• obsługa płatności, rozliczeń, faktur i obowiązków księgowych
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO
• prowadzenie aplikacji turniejowej, publikacja list startowych, harmonogramów, wyników, klasyfikacji i informacji organizacyjnych
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO, ponieważ jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na organizacji i przeprowadzeniu turnieju sportowego, w szczególności zapewnieniu jego prawidłowego przebiegu, koordynacji rozgrywek oraz bieżącej informacji organizacyjnej dla uczestników
• obsługa korespondencji, pytań, reklamacji i spraw organizacyjnych
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na zapewnieniu efektywnej obsługi zgłoszeń, reklamacji oraz spraw organizacyjnych związanych z wydarzeniem
• wysyłka automatycznych wiadomości organizacyjnych, w tym potwierdzeń zapisu, informacji o płatności, statusie zgłoszenia, harmonogramie i sprawach związanych z udziałem
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• marketing przyszłych edycji Festiwalu SMA$H Royal, newsletter i mailing
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wymagana jest zgoda, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie dozwolonym przepisami prawa, ponieważ jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na informowaniu uczestników o kolejnych edycjach Festiwalu SMA$H Royal oraz innych podobnych wydarzeniach organizowanych przez administratora”
• analityka, statystyka, remarketing i działania reklamowe z użyciem takich narzędzi jak GA4, Meta Pixel, Microsoft Clarity i podobne rozwiązania
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgody użytkownika w zakresie, w jakim wykorzystywane są cookies i podobne technologie niewymagane technicznie do działania strony. Zgoda na takie technologie powinna zostać uzyskana przed ich uruchomieniem.
• utrwalanie i publikacja relacji foto/video z wydarzenia w celach informacyjnych, promocyjnych i dokumentacyjnych
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na dokumentowaniu przebiegu wydarzenia oraz jego promocji i informowaniu o działalności administratora a w odpowiednich przypadkach również na podstawie zgody, jeśli będzie ona wymagana
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z organizacji i przebiegu wydarzenia

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO przysługuje Tobie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w zakresie wymaganym do:

• zapisania uczestnika lub drużyny na turniej
• kontaktu organizacyjnego
• obsługi płatności
• udziału w wydarzeniu
• publikacji danych turniejowych w aplikacji, takich jak listy startowe, harmonogramy i wyniki

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić zapis, udział w wydarzeniu lub kontakt w sprawach organizacyjnych.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym organizację Festiwalu SMA$H Royal, w szczególności:

• dostawcom hostingu i infrastruktury IT
• dostawcom formularzy i narzędzi do obsługi zapisów
• dostawcom aplikacji turniejowej
• operatorom płatności online
• dostawcom systemów mailingowych i newsletterowych
• dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych
• dostawcom narzędzi automatyzacji i komunikacji
• dostawcom usług księgowych, prawnych i administracyjnych
• fotografom, operatorom video i podmiotom wspierającym produkcję materiałów eventowych - wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu
• dostawcom mediów społecznościowych, jeśli użytkownik korzysta z tych kanałów kontaktu

Sponsorzy i partnerzy wydarzenia nie otrzymują danych uczestników, chyba że użytkownik dobrowolnie przekaże im dane samodzielnie w ramach odrębnej aktywności lub formularza.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych narzędzi zewnętrznych, takich jak usługi Google, Meta, Microsoft lub narzędzia mailingowe i analityczne, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.

W takich przypadkach stosowane są odpowiednie mechanizmy ochrony danych przewidziane przez RODO, w szczególności:

• decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, jeśli ma zastosowanie
• standardowe klauzule umowne
• inne zgodne z prawem mechanizmy zabezpieczające

Jeżeli transfer danych odbywa się do podmiotu uczestniczącego w EU-U.S. Data Privacy Framework, może on opierać się na decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r., która uznała odpowiedni poziom ochrony dla kwalifikujących się transferów do USA. Komisja opublikowała również pierwszy przegląd funkcjonowania tego mechanizmu w październiku 2024 r.

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony ochroną przed roszczeniami.

Co do zasady:

• dane zgłoszeniowe uczestników i drużyn - przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia wydarzenia oraz przez okres potrzebny do obsługi ewentualnych roszczeń
• dane związane z płatnościami i dokumentami księgowymi - przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego
• dane kontaktowe wykorzystywane do komunikacji organizacyjnej - przez okres niezbędny do obsługi sprawy
• dane przetwarzane na potrzeby marketingu przyszłych edycji - do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, w zależności od podstawy prawnej
• dane związane z newsletterem - do czasu rezygnacji z subskrypcji lub ustania celu przetwarzania
• dane publikowane w aplikacji turniejowej, takie jak listy startowe i wyniki - przez okres uzasadniony archiwizacją historii wydarzenia oraz celami informacyjnymi i organizacyjnymi
• materiały foto/video - przez okres przydatności do celów promocyjnych, dokumentacyjnych i archiwalnych lub do czasu skutecznego zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu, jeśli ma zastosowanie
• dane techniczne oraz cookies - zgodnie z okresem życia danego pliku cookie lub konfiguracją narzędzia

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych
• sprostowania danych
• usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

10. Osoby niepełnoletnie

W przypadku zgłoszenia osoby niepełnoletniej do udziału w wydarzeniu dane powinny zostać przekazane przez rodzica lub opiekuna prawnego albo za jego wiedzą i zgodą, jeżeli wymaga tego sytuacja prawna i organizacyjna.

Jeżeli udział osoby niepełnoletniej będzie wymagał dodatkowych zgód lub oświadczeń, organizator może poprosić o ich złożenie przed dopuszczeniem do udziału w wydarzeniu.

W zakresie publikacji wizerunku dzieci i osób niepełnoletnich stosujemy podwyższony standard ostrożności. Aktualne komunikaty UODO wskazują na potrzebę szczególnej rozwagi przy formułowaniu zgód dotyczących wizerunku dzieci oraz na niedopuszczalność automatycznego uzależniania udziału dziecka w wydarzeniu od bardzo szerokiej zgody marketingowej na wykorzystanie wizerunku.

11. Wizerunek, zdjęcia i nagrania z wydarzenia

Podczas Festiwalu SMA$H Royal mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania audio i video dokumentujące przebieg wydarzenia, atmosferę festiwalu, mecze, dekoracje, strefy partnerów oraz inne elementy organizacyjne.

Materiały te mogą być publikowane w szczególności:

• na stronie internetowej wydarzenia
• w mediach społecznościowych organizatora
• w materiałach promocyjnych dotyczących bieżącej i przyszłych edycji
• w relacjach, podsumowaniach i materiałach aftermovie

W przypadku materiałów obejmujących ogólny obraz wydarzenia, tłumu, publiczności lub relacji z imprezy, przetwarzanie może opierać się na prawnie uzasadnionym interesie organizatora polegającym na dokumentowaniu i promowaniu wydarzenia.

Jeżeli w konkretnym przypadku będzie wymagana odrębna zgoda, organizator pozyska ją osobno.

12. Aplikacja turniejowa, listy startowe i wyniki

W związku z organizacją turnieju dane uczestników mogą być prezentowane w aplikacji lub systemie turniejowym, w szczególności w zakresie:

• imienia i nazwiska
• nazwy drużyny
• informacji o zgłoszeniu
• list startowych
• harmonogramów
• drabinek
• wyników
• klasyfikacji i innych informacji związanych z przebiegiem turnieju

Publikacja tych danych jest niezbędna do prawidłowej organizacji i komunikacji wydarzenia sportowego.

13. Newsletter, mailing i automatyczne wiadomości

Jeżeli zapiszesz się do newslettera lub wyrazisz zgodę na otrzymywanie informacji o przyszłych edycjach i działaniach SMA$H Royal, możemy wysyłać Ci wiadomości e-mail o charakterze marketingowym, informacyjnym lub promocyjnym.

Możemy również wysyłać automatyczne wiadomości związane z zapisami i organizacją wydarzenia, takie jak:

• potwierdzenie zgłoszenia
• potwierdzenie lub status płatności
• przypomnienia organizacyjne
• informacje o harmonogramie i przebiegu turnieju

W każdej chwili możesz zrezygnować z newslettera lub zgłoszeń marketingowych zgodnie z zasadami wskazanymi w wiadomości lub kontaktując się z nami.

14. Pliki cookies i podobne technologie

Na stronie internetowej mogą być wykorzystywane pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies to niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika, które umożliwiają prawidłowe działanie strony, zwiększenie jej bezpieczeństwa, zapamiętanie ustawień oraz - po uzyskaniu odpowiedniej zgody - prowadzenie analiz, statystyk i działań reklamowych.

Na stronie mogą być stosowane następujące kategorie cookies:

• niezbędne
• analityczne / statystyczne
• funkcjonalne
• marketingowe

Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane bez zgody użytkownika, ponieważ są konieczne do działania strony.

Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe, o ile nie są niezbędne technicznie, są wykorzystywane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika. Zgoda może zostać wyrażona, zmieniona lub wycofana z poziomu banera cookies lub centrum preferencji.

15. Narzędzia analityczne i marketingowe

Na stronie możemy korzystać z narzędzi dostarczanych przez zewnętrznych dostawców, w szczególności:

• Google Analytics 4
• Meta Pixel
• Microsoft Clarity
• narzędzi remarketingowych
• narzędzi newsletterowych i mailingowych
• narzędzi do automatyzacji komunikacji

Narzędzia te mogą służyć do:

• analizy ruchu na stronie
• tworzenia statystyk
• badania zachowań użytkowników
• optymalizacji strony i formularzy
• prowadzenia kampanii reklamowych i remarketingowych
• wysyłki wiadomości marketingowych i organizacyjnych

Jeżeli narzędzia te wykorzystują cookies lub podobne technologie, są uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika.

16. Media społecznościowe

Prowadzimy profile i działania komunikacyjne w mediach społecznościowych, w szczególności na:

• Facebooku
• Instagramie
• TikToku

Jeżeli kontaktujesz się z nami przez te kanały, komentujesz nasze treści, obserwujesz profil lub wysyłasz wiadomość, Twoje dane mogą być przetwarzane przez nas w celu prowadzenia komunikacji, budowania relacji z odbiorcami, promocji wydarzenia i obsługi zapytań.

Operatorzy tych serwisów społecznościowych działają niezależnie jako odrębni administratorzy danych na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności.

17. Logi serwera i bezpieczeństwo

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym utrzymywana jest strona. Każde zapytanie może być zapisane w logach serwera.

Logi mogą obejmować w szczególności:

• adres IP
• datę i czas serwera
• informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym
• adres URL żądania
• informacje o błędach technicznych

Dane te są wykorzystywane przede wszystkim w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów oraz administrowania serwisem. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

18. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Co do zasady nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jednocześnie korzystanie z narzędzi reklamowych, analitycznych i remarketingowych może wiązać się z profilowaniem marketingowym po stronie dostawców tych usług, zgodnie z ich zasadami i ustawieniami.

19. Linki do stron zewnętrznych

Na stronie mogą znajdować się linki do stron internetowych, aplikacji, systemów płatności lub usług zewnętrznych. Nie odpowiadamy za zasady prywatności obowiązujące u tych podmiotów. Zachęcamy do zapoznania się z ich własnymi politykami prywatności.

20. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa
• zmian technologicznych
• zmian organizacyjnych
• wdrożenia nowych narzędzi, usług, partnerów lub procesów

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie internetowej.